Computertraining4you

1 Grundlagen

Wenn Sie KundInnen, Bestellungen und Artikel in Excel erfassen, denn geben Sie zum Beispiel bei den Bestellungen immer wieder Kunden- und Warendaten ein, die schon in den anderen Tabellen vorhanden sind. Relationale Datenbanken wie Access wurden unter anderem entwickelt, um diese Mehrfacheingaben zu vermeiden. Lernen Sie die Vorzüge von Access in diesem Training schnell und einfach kennen.

» Grundlagen
» Benutzeroberfläche
» Objekte und Ansichten
» Vorlagen verwenden
» Leere Datenbank erstellen
» Übung und Beispieldateien

2 Arbeiten mit Datenbanken

Auch Access basiert auf Tabellen, also nicht unähnlich Excel. Zum Eingeben der Daten nutzen Sie nun Formulare. Kriterien definieren Sie über Filter oder Abfragen. Gedruckt werden Berichte. Jedes dieser Objekte hat dazu mindestens eine Ansicht für die Daten und eine Ansicht, um die Struktur zu definieren. Werfen Sie in diesem Kapitel einen Blick auf diese vier Objekte und deren Ansichten.

» Navigation und Eingaben
» Aufbau und Formate
» Sortieren
» Filtern
» Suchen und Ersetzen
» Übungen und Beispieldateien

3 Tabellen erstellen

Das Herzstück einer Datenbank bilden Tabellen. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie schnell und einfach Tabellen erstellen. Dazu werden Sie so genannte Felddatentypen wählen. Definieren Sie zum Beispiel Text, wenn Sie Namen oder Adressen eingeben. Oder Zahl wenn Sie Mengen eingeben. Oder Währung wenn Sie Beträge im Euro-Format eingeben.

» Datenblattansicht
» Tabellenaufbau
» Feldeigenschaften
» Entwurfsansicht
» Primärschlüssel
» Übungen und Beispieldateien

4 Datentypen

Beim Erstellen von Tabellen legen Sie neben den Datentypen auch Feldeigenschaften fest. Wenn in Ihrer KundInnen-Tabelle die meisten Personen aus Deutschland kommen, definieren einen Standardwert für das Land. Definieren Sie Gültigkeitsregeln, damit Eingaben nur in einem bestimmten Bereich erlaubt sind, zum Beispiel Datumswerte aus dem aktuellen Jahr oder positive Werte bei Bestellmengen.

» Text
» Zahl und Währung
» Datum
» Gültigkeitsregel 1
» Gültigkeitsregel 2
» Übungen und Beispieldateien

5 Import, Beziehungen, Serienbriefe

Sie haben einige Tabellen erstellt. In diesem Kapitel erleichtern Sie sich die Arbeit und importieren vorhandene Tabellen aus Excel. Überprüfen Sie, welche Felder sich aus den Tabellen zum Verbinden eignen, achten Sie auf Inhalt, Datentypen und Feldeigenschaften - und dann definieren Sie Beziehungen.

» Import und Export
» Beziehung 1:1
» Beziehung 1:n
» Referentielle Integrität
» Serienbriefe
» Übungen und Beispieldateien

6 Formulare

So übersichtlich Tabellen sind, zum Eingeben der Daten eignen sich Formulare besser. Einerseits werden alle Daten sowieso in Tabellen gespeichert, andererseits konzentrieren Sie sich in einem Formular auf den aktuellen Datensatz. In der Praxis werden Tabellen gesperrt, hier dürfen nur AdministratorInnen zugreifen. So löschen Sie auch keine Datensätze, denn wie leicht wäre der Datenbestand futsch.

» AutoFormular
» Formular-Assistent
» Leeres Formular
» Layoutansicht
» Entwurfsansicht
» Übungen und Beispieldateien

7 Abfragen I

Abfragen sind das Power-Werkzeug in Access. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie auf Basis Ihres vorhandenen Datenbestandes eine Abfrage definieren. Dazu werden Sie Kriterien eingeben. Access sucht nach den passenden Einträgen und gibt nur diese aus. Alle anderen Datensätze werden wie beim Filtern ausgeblendet. Wenn Sie die Abfrage speichern, steht Sie Ihnen immer wieder zur Verfügung.

» Abfragen erstellen
» Abfrage-Assistent
» Abfragen sortieren
» Textabfragen
» Ja/Nein Abfrage
» Übungen und Beispieldateien

8 Abfragen II

Wie Sie nach Texten, leeren Feldern abfragen und die Ergebnisse sortieren, wissen Sie seit dem vergangenen Kapitel. Hier geht es darum, Kriterien für Zahlen, Währung und Datum zu definieren, auch Bereiche von - bis werden Sie abfragen. Denken Sie bei alldem daran, dass Sie Kriterien gerne kombinieren dürfen. Erinnern Sie sich noch an Und bzw. Oder? Der Unterschied ist für das Abfrage-Ergebnis wichtig.

» Zahlen- und Währungsabfragen
» Datumsabfragen
» Berechnungen in Abfragen
» Parameterabfragen
» Abfragekriterien Übersicht
» Übungen mit Beispieldateien aus Kapitel 7

9 Berichte I

Tabellen, Formulare und Abfragen können Sie gerne drucken. Das richtige Objekt dazu sind allerdings Berichte. Denn Sie können Berichte gruppieren und sortieren. Also: Sie erstellen einen Bericht über alle Bestellungen. Innerhalb dieses Berichtes lassen Sie sich die Daten nach dem jeweiligen Land geordnet anzeigen (gruppiert) und innerhalb eines Landes wird nach der dem Familiennamen sortiert.

» AutoBericht
» Bericht-Assistent
» Berichte gruppieren
» Bericht gruppieren in Layoutansicht
» Leerer Bericht und Entwurfsansicht
» Übungen und Beispieldateien

10 Berichte II und Ausgabe

Erinnern Sie sich an die Gruppierungen des vergangenen Kapitels? Berechnen Sie nun am Ende des Berichts Gesamtsumme, Mittelwert und Anzahl der Bestellungen. Zudem kann Access auch Berechnungen für die einzelnen Gruppierungen durchführen. Zum Beispiel: Wie viele Umsätze kommen aus Deutschland, Schweiz, Österreich?

» Gruppieren, zusammenfassen
» Berichte berechnen 1
» Berichte berechnen 2
» Berichte drucken
» Datenbankobjekte drucken
» Übungen mit Beispieldateien aus Kapitel 9

11 Gesamtübungen

Beweisen Sie Ihr Können und lösen Sie die Gesamtübungen für Access 2010. Laden Sie den Übungsorder auf Ihren Rechner und legen Sie los. Anschließend wartet eine umfangreiche Lernzielkontrolle mit Übungsdateien auf Sie.

Ich gratuliere Ihnen - Sie haben schnell und einfach die Grundsteine in Access gelegt!

» Gesamtübung 1
» Gesamtübung 2
» Übungs- und Ergebnisdateien
Erarbeiten Sie eine der beiden umfangreichen Gesamtübungen und lösen Sie dann die Lernzielkontrolle.